La Gestion d'une Réunion INTRODUCTION 1-Objectif de la formation La formation intitulée « la gestion d’une réunion » a pour objectif d’amener les membres, et les responsables de mouvements et d’association à être plus efficace et dynamique dans la conduite de leurs différentes réunions de groupes. Que se soit le réunion du Bureau Exécutif, la réunion des membres, ou l’assemblée générale il est important de connaître et de maîtriser certaines techniques et méthodes pour leur bon déroulement. 2- Définition Gérer : verbe transitif ; qui signifie 1- Administrer (des intérêts privés ou publics). Exemple : Gérer une entreprise 2- Maîtriser par autodiscipline. Exemple : Gérer son stress 3- Avoir le contrôle pécuniaire de (quelque chose). Exemple : Gérer un budget 4- Organiser en actualisant. Exemple : Gérer des stocks 5-Maîtriser une situation difficile par des moyens appropriés. Exemple : gérer une crise Diriger verbe transitif 1-Être en charge de l'organisation et du fonctionnement de (quelque chose) Exemple : Une personne dirige l'entreprise 2- Mener un groupe Exemple : elle est perçue comme le meilleur choix pour diriger le gouvernement 3- Donner les instructions nécessaires en veillant au bon déroulement de (quelque chose). Exemple : L'ingénieur dirige la manœuvre 4- Être responsable de l'élaboration et du contenu de (quelque chose) Exemple : Elle a dirigé le rapport sur les violences conjugales On retient que la gestion c’est la manière de diriger, d’organiser. Réunion : nom commun - féminin (réunions) 1- La réunion est une séance de rassemblement de personnes pour se retrouver ou pour discuter. Exemple : participer à une réunion 2- La réunion est aussi une séance de rassemblement politique, économique ou administratif. Synonyme: assemblée. Exemple : Réunion plénière 3- La réunion est le fait d'être réunis en un seul tout. Exemple : La réunion des membres fondateurs 4- La réunion est également l’action de regrouper (des éléments de même nature) en un seul ensemble. Exemple: L'entreprise nécessite une réunion des compétences On définit la réunion comme étant l’action de se réunir en groupement ou en assemblée de personnes. Elle est aussi l’action de se regrouper autour d’un ordre du jour. Après avoir définit le terme réunion, abordons à présent la question de la gestion d’une réunion ou de la conduite d’une réunion. En quoi consiste la gestion d’une réunion ? La gestion d’une réunion est avant toute chose à une organisation. Cette organisation se tient dans un temps et dans un espace bien définir au préalable avec une assemblée de personnes déterminées. Cette organisation peut avoir pour but soit de transmettre une information, soit de préparer une manifestion, soit de prendre une décision. Cette organisation se déroule en trois étapes. A- Les étapes de la conduite d’une réunion Les trois (3) étapes dans la conduite d’une réunion sont: l’avant réunion, la réunion et l’après réunion. 1- L’avant réunion ou la phase de préparation Cette étape est très importante pour la réussite de la tenue d’une réunion. Pour la bonne conduite d’une réunion, il faut au préalable la préparer. Nous savions tous qu’une bonne préparation est synonyme de réussite et une mauvaise préparation n’est pas loin de l’échec. A cet effet la préparation ne doit pas se faire à la hâte. Il faut prendre du temps pour mieux préparer sa réunion. Et donc, dans le temps de préparation de la réunion il faut: - Déterminer ordre du jour à débattre, -Définir le type et les objectifs de la réunion, -Vérifier le fonctionnement du matériel à utiliser au cours de la réunion, -Vérifier la disponibilité de la salle au jour et à l’heure de réunion, -Décider s’il faut ou pas prévoir un interprète au cas où il aurait des personnes qui ne s’exprimeraient pas dans la même langue que le président de séance, -Préparer et envoyer les convocations aux différents participants. Il est important que les participants à une réunion soient informés ou rappelé à temps, dans un délai raisonnable de leur participation. (Une à deux semaines avant la tenue de la réunion). Il est impératif de marquer sur les convocations l’ordre du jour. Cette précision permet à chaque participant de bien se préparer sur les questions à débattre. Si possible faire parvenir aux participants le procès verbal de la réunion précédente. 2- La réunion Cette étape est la phase capitale dans la gestion d’une réunion. Elle se déroule en trois paries qui sont : la cérémonie d’ouverture, la délibération et la levée de la séance. a) La cérémonie d’ouverture Cette première partie de la réunion commence par l’installation des participants. Ensuite l’installation de la table de séance. La table de séance doit être composé au minimum d’un président de séance, et d’un secrétaire de séance. À ceux-ci l’on peut ajouter un ou deux assesseurs, cela en fonction du caractère de la réunion. Après l’installation de la table de séance. Le président de séance salue les participants et les remercient pour leur présence. Cette formule permet à la table de séance d’établir un premier contact avec l’assemblée. La cérémonie d’ouverture s’achève par la présentation et l’adoption de l’ordre du jour. Il est à noter que à chaque réunion, il faut toujours proposer et soumettre à adoption l’ordre du jour. Remarques : 1-Il faut aussi noter que l’ordre du jour d’une réunion d’information n’est pas amendable. 2-La lecture du procès verbal de la réunion précédente et les divers ne sont pas soumis à amendement, ils font partir intégrante de l’ordre du jour b) Délibération C’est la deuxième partie de la réunion, c’est le lieu où l’on débat de l’ordre du jour. Dans cette partie, la table de séance doit être très vigilante et concentrer sur son sujet afin d’éviter les débordements. Dans l’évolution des débats il faut épuiser un point de l’ordre du jour avant de passer à un autre. Dans le déroulement de la réunion, la table de séance doit être capable de surmonter les blocages. A cet effet elle doit avoir un grand esprit de décision, une nette capacité de trancher et d’orienter les débats. Les attitudes à avoir pendant la réunion -Être attentif : Suivre très attentivement ce que les autres disent, afin de ne pas répéter les mêmes choses inutilement. -Être discipliné : Demander la parole avant de parler. -Être précis et concret quand on à la parole. -Avoir une posture droite au cours de la réunion. -Distribuer la parole sans faire de discrimination. -Être ponctuel : Venir à l’heure à la réunion. Les comportements à éviter pendant la réunion -Éviter de se lever de sa place ou de sortie à tout bout de champ au cours de la réunion. A cet effet, il est conseillé de prendre toutes les dispositions possibles avant le début de la réunion. -Éviter de gêner les voisins par les causeries, les murmures, les gestes et paroles déplacés. -Éviter de monopoliser la parole. -Éviter de communiquer au téléphone. c) Clôture de la séance ou levé de la séance C’est la dernière partie de la réunion. Elle arrive à la fin des débats. Pour ce fait avant de l’aborder, il faut se rassurer que tous les points de l’ordre du jour aient été épuisés. Cette partie commence par les remerciements et le mot de fin du président de séance et s’achève par la levé de la table de séance. Remarque : Pendant la tenu de la réunion, il est impératif de faire une liste de présence des participants présents, avec les mentions suivants : NOM et PRÉNOMS ; STATUT ou RESPONSABILITÉ ou FONCTION (au sein du groupe), CONTACT, SIGNATURE. 3- L’après réunion Elle est une étape de la réunion qui est beaucoup négligée et pourtant, elle est très capitale dans la gestion d’une réunion. A la fin de chaque réunion, le secrétaire de séance ou le président de séance doit rédiger le procès verbal de la réunion. Pour plus de professionnalisme, Il est conseillé remercier par écrire si possible les participants hors du groupe ou de la structure qui à organiser la réunion. Leur faire parvenir si possible une copie du procès verbal de la réunion. B- Les différents types de réunions et les dispositions de salle de réunion 1- Les différents types de réunions Il existe différents types de réunions en fonction de l’objet de la réunion. Nous avons retenir pour cette formation trois types de réunion. a) La réunion d’information C’est une réunion durant laquelle l’on transmettre une ou des informations aux participants. L’ordre du jour de ce type de réunion n’est pas soumis à amendement. b) La réunion de décision Ce type de réunion est aussi appelé Assemblée Générale. C’est le lieu de prise de décision concernant la vie d’un groupe, d’une association. Les questions à débattre sont communiquées plusieurs jours avant la tenue de la séance. c) La réunion d’organisation C’est une réunion qui a pour objet l’organisation d’une activité, d’une manifestation ou d’un événement. d) La réunion de travail e) La réunion de négociation 2-Disposition de la salle Pour qu’une réunion soit dynamique et vivant, il est nécessaire que la salle ait des dispositions adaptées à l’objet de la réunion, par voie de conséquence au type de réunion. Pour notre formation, nous avons retenu trois formes de salle. - Disposition en forme de « v » : Mieux adapter aux réunions d’information - Disposition en forme de « U » : Mieux adapter aux réunion de décision - Disposition en forme de « o » : Mieux adapter aux réunion d’organisation C-Les fonctions de gestion dynamique de réunion Dans la gestion dynamique d’une réunion, trois fonctions internes sont nécessaires aux dirigeants de la table de séance. 1- La fonction de production La réunion est un lieu d’échange et de production, à cet effet les gérants de la table de séance doivent amener les participants à produire, à faire des propositions constructives qui permettront à la réunion d’atteindre son objectif. 2- La fonction de facilitation Dans la gestion de la réunion, les gérants de la table de séance doivent tout mettre en œuvre pour faciliter la bonne ténue de la réunion. A cet effet, la table de séance doit être à mesure de définir les sujets à débattre (ordre du jour) et les critères de travail, de déterminer le timing, de maintenir et d’entretenir les axes d’orientation. Plus elle doit être capable de rechercher la participation individuelle. 3- La fonction de régulation Pour que la réunion soit dynamique, la table de séance doit avoir une maîtrise de l’ensemble du groupe par son efficacité avoir une maîtrise de production et de facilitation. CONCLUSION Au terme de notre parcours, nous pouvons noter que la conduite d’une réunion n’est pas chose aisé, cependant avec le respect rigoureux des méthodes et techniques mises en œuvre dans cette formation nous pourrions y arriver sans problème.